FAQ

Warum elektronisch publizieren?

Die elektronische Publikation ist eine schnelle, kostengünstige sowie weltweit verfügbare Alternative zur Print-Publikation.
Als standardisiertes Format für Dokumente, die langfristig verfügbar sein sollen, hat sich PDF/A etabliert. Auch nach der eigentlichen Publikation Ihrer Arbeit liegen darin viele Vorteile. Das PDF/A-Format gewährleistet eine langfristige Archivierung mittels einer stabilen und dadurch zitierfähigen Internet-Adresse. Durch den weltweiten, freien und somit unkomplizierten Zugriff erhöhen sich sowohl Sichtbarkeit als auch Zitierhäufigkeit Ihrer Publikation. Darüber hinaus bietet die elektronische Publikation Darstellungsmöglichkeiten über Text und Bild hinaus.
Alle Fakultäten der HHU akzeptieren die elektronische Veröffentlichung Ihrer Dissertation als Abgabeform. Wenn Sie diese Veröffentlichungsform wählen, müssen Sie lediglich zwei Druckexemplare in der Hochschulschriftenstelle der ULBD einreichen, während bei einer Print-Publikation sehr viel höhere Druckauflagen erforderlich sind (je nach Fakultät zwischen 20 und 60 Exemplaren).
Bei der elektronischen Veröffentlichung unterstützt Sie die ULBD mit dem für Sie kostenlosen Service der Autorenbetreuung.

Was muss ich tun, um elektronisch zu publizieren?

Laden Sie Ihre Dissertation in PDF/A-1b-Format auf unseren Dokumentenserver (https://docserv.uni-duesseldorf.de/) hoch.
Sobald die formale Prüfung Ihrer Datei erfolgt ist und Sie eine entsprechende Rückmeldung von uns erhalten haben, reichen Sie folgende Unterlagen in der Hochschulschriftenstelle der ULB ein:

  • die Druckgenehmigung (oder Kopie) bzw. eidesstattliche Erklärung Ihres Dekanats,
  • den unterschriebenen Veröffentlichungsvertrag,
  • zwei gedruckt Exemplare Ihrer Arbeit, die mit der elektronischen Version übereinstimmen (Seitenzählung!). Diese müssen auf alterungsbeständigem, holz- und säurefreiem Papier ausgedruckt und dauerhaft gebunden sein.
Kontaktdaten der Hochschulschriftenstelle:

Hochschulschriftenstelle

Brigitta Kuhn

Gebäude: 24.41
Etage/Raum: 00.57
Tel.: +49 211 81-13394

Warum PDF/A und nicht PDF?

Das herkömmliche PDF-Format reicht für eine dauerhafte Archivierung leider nicht aus. PDF/A ist eine von der International Standards Organization (ISO 19005) standardisierte Version des PDF-Formates, das speziell für die elektronische Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt wurde. PDF/A wurde nach bestimmten Vorgaben entwickelt, die eine exakte Wiedergabe von Dateiinhalten über einen langen Zeitraum hinweg gewährleisten können, unabhängig von Software und Benutzersystem des jeweiligen Anwenders. Zwar kann das Format PDF dies in einem gewissen Umfang auch leisten, doch gibt es auch Eigenschaften des PDF, die bei der Langzeitarchivierung zu vermeiden sind. So muss beispielsweise der Zugriff auf alle in einem Dokument enthaltenen Elemente ermöglicht werden. Daher wurde aus PDF der Standard PDF/A entwickelt.

Wie kann ich meine Arbeit in PDF/A umwandeln?

Verwendung von Open Office:

Erleichtern Sie sich die Arbeit und verwenden Sie von Anfang an das frei verfügbare Programm Open Office, welches in der Lage ist, Dateien direkt in PDF (und ab Version 2.4 sogar direkt in PDF/A-Format) zu konvertieren, während viele andere Programme dies nur über die Zwischenstufe der "PostScript"-Erzeugung leisten.
Hier finden Sie weitere Hinweise zur Erzeugung von PDF-Dateien aus den verschiedenen Programmen.

Konvertierung von PDF zu PDF/A:

Liegt Ihnen eine PDF-Datei vor, kann beispielsweise mit Hilfe des Programms Acrobat Professional von Adobe ab Version 8 eine PDF/A-Datei erzeugt werden. Acrobat Professional ist auf den Rechnern im Multimediaraum der ULB sowie auf Rechnern im Zentrum für Informations- und Medientechnologie (ZIM: Raum 00.53 und 00.51) verfügbar und läuft unter Windows und MacOS.
Über die Webseiten von Adobe können Sie sich auch eine voll funktionstüchtige, kostenlose Demo-Version herunterladen.
Die Konvertierung von PDF zu PDF/A im Detail am Beispiel von Adobe Acrobat Professional ab Version 8: Unter dem Menüpunkt "Erweitert" findet sich ein Plug-In namens "Preflight". In dem sich öffnenden Preflight-Fenster gibt es die Option "nach PDF/A-1b konvertieren". Sollte die Konvertierung fehlschlagen, liegt bereits ein Fehler in der Ursprungsdatei vor. Die genannte Fehlerquelle muss dann beseitigt werden und im Anschluss eine neue PDF/A-Datei erstellt werden.

Wo finde ich Hilfe, wenn die Erstellung einer PDF/A-Datei trotzdem misslingt?

Eine gute Einführung in das Thema PDF/A bietet "PDF/A kompakt - Digitale Langzeitarchivierung mit PDF" von Drümmer, Oettler und Von Seggern, welches in Mehrfachexemplaren in der Lehrbuchsammlung der ULB zur Verfügung steht.
Darin findet sich u.a. eine Übersicht aller von Preflight angezeigten, möglichen Fehler mit Korrekturhilfen.
Wenn diese Hilfestellungen nicht ausreichen, wenden Sie sich an die Autorenbetreuung der ULB.

Wie kann ich meine Arbeit abgeben?

Die elektronische Version Ihrer Dissertation oder Habilitation kann hier auf dem Dokumentenserver der ULB hochgeladen werden. Die Datei wird dann zunächst formal auf Kompatibilität mit PDF/A-1b-Format geprüft. Sofern dabei keine Probleme auftreten, wird die Datei zur Publikation freigeben. Die Arbeit sollte daher vor der Einstellung auf dem Dokumentenserver noch einmal durchgesehen und eventuelle Fehler beseitigt werden. Sobald Sie eine positive Rückmeldung von uns erhalten haben und das Dokument freigegeben wurde, können keine inhaltlichen Änderungen mehr vorgenommen werden.

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