Hinweise zur PDF-Erstellung

Das Portable Document Format (PDF) wurde von der Firma Adobe eingeführt. Texte dieses Formats lassen sich schnell laden, leicht ausdrucken, und seitengenau zitieren; Layout und Formatierungen bleiben erhalten.

PDF ist ein universelles Dateiformat, das alle Schriften, Formatierungen, Farben und Grafiken eines beliebigen Quelldokuments beibehält, unabhängig von dem Programm und dem Betriebssystem, mit dem es erstellt wurde. PDF-Dateien sind kompakt (d.h. kleiner als die Quelldateien) und können von jedermann gemeinsam genutzt, betrachtet und exakt ausgedruckt werden. Dazu wird ein PDF-Reader benötigt, zum Beispiel den für alle gängigen Betriebsysteme kostenlosen Adobe Acrobat Reader.

Im folgenden erhalten Sie einige Hinweise zur Erstellung von Dateien im PDF-Format. Weitere Informationen und Links zum Thema "PDF" sind u.a. auf den Web-Pages von PDFZone, Planet PDF und PDF-Web sowie in der Online-Enzyklopädie Wikipedia zu finden.

Sonderfall PDF/A

Bei PDF/A handelt es sich um eine speziell der Archivierung von Dokumenten dienende Version des PDF-Formates das auf die PDF Version 1.4 aufbaut und seit September 2007 durch die Internationale Organisation für Standardisierungen als ISO-19005-1 standardisiert ist.

Wichtig: Ab dem 01.01.2008 können Dissertsationen und Habilitationen nur noch dann veröffentlicht werden, wenn die dem PDF/A-Standard in der Version 1b oder 2b genügen!

Nährere Informationen zu PDF/A finden Sie unter www.pdfa.org oder wenden Sie sich an unsere Ansprechpartner. Beachten Sie auch die folgenden Informationen zu der Software Acrobat Professional.

Software zur PDF-Erstellung

Folgende Softwaretools ermöglichen es, ein Dokument aus gängigen Textverarbeitungs- und Textsatzsystemen in ein PDF-Format zu überführen:

• Acrobat Professional
  Acrobat Professional kann neben normalen PDF auch PDF/A (ab Version 8) erstellen und läuft unter Windows und MacOS. Im Allgemeinen ist Acrobat als Drucker in das System integriert und erstellt PDF mittels der Druckfunktion der jeweiligen Anwendung. Ferner können auch bereits vorhandene Postscript-Dateien und Webseiten in PDF konvertiert werden. Acrobat Professional ist auf allen Benutzer-Rechnern der ULB sowie auf Rechnern im ZIM (Raum 00.53 und 00.51) verfügbar.
  Studenten und Mitarbeiter der HHU können die Software über das ZIM zu einem Vorzugspreis beziehen.
  Über die Adbobe-Webseiten kann man auch eine voll funktionstüchtige Demo-Version beziehen.
• dmstools PDF Drucker
  Der Druckertreiber von dmstools eignet sich sehr gut zur Erstellung von PDF und PDF/A. Insbesondere können auch bereits fertige PDF-Dateien damit nach PDF/A-1b oder PDF/A-2b "gedruckt" werden. Auch hier gibt es eine voll funktionierende Demo-Version.
• Gsview/Ghostscript
  Diese Software zur Erzeugung von PDF-Dateien ist frei erhältlich (public domain).
• FreePDF XP
  Da die Nutzung von Ghostscript etwas "sperrig" ist, hat der Softwareentwickler Stefan Heinz mit FreePDF XP ein deutschsprachiges und ebenfalls kostenloses Interface programmiert, das die Erstellung von PDF-Dateien sehr komfortabel macht. Vorraussetzung ist die Installation von Ghostscript.
• Adobe online Konvertierung
  Kostenlose Trial-Version für bis zu 5 Dokumente verfügbar.

Direkter PDF-Export aus der Anwendungssoftware

Einige Software-Produkte, können direkt PDF-Dateien erzeugen. Genannt seien hier z.B. das kostenlose Office-Paket OpenOffice.org, die Deskop-Publishing Produkte InDesign, Framemaker, Freehand sowie Programme wie WordPerfect, CorelDraw und Photoshop. Oft finden Sie die entsprechende Funktionen in Menüs unter "Speichern unter ..." oder unter "Export".

Konvertierung von WORD-Dateien in PDF

• Konvertierung von WORD-Dateien über die Zwischenstufe PostScript:
  Zunächst müssen Sie aus Ihrem WORD-Dokument eine Datei im Druckformat PostScript erzeugen. Dazu öffnen Sie Ihre WORD-Datei und rufen den Druckbefehl auf. Wählen Sie aus der Druckerliste einen PostScript-fähigen Drucker aus und leiten die Druckausgabe in eine Datei um. Das System erzeugt dann eine PostScript-Datei, die vom Druckertreiber die Endung *.prn erhält. Damit diese Datei ins PDF-Format konvertiert werden kann, müssen Sie sie im Anschluss in eine Datei mit der Endung *.ps umbenennen. Diese Datei kann dann mit Hilfe der Tools Acrobat Distiller, GSview oder einem frei zugänglichen Konvertierungsdienst ins PDF-Format umgewandelt werden.
  Hinweis: Es empfiehlt sich, die PDF-Datei nach erfolgter Konvertierung am Bildschirm zu kontrollieren. Sollte die Bildschirmdarstellung nicht die gewünschte Qualität aufweisen, ist es sinnvoll, den Konvertierungsprozess erneut komplett durchzuführen, wobei zur PostScript-Erstellung dann ein anderer PostScript-Druckertreiber ausgewählt werden sollte.
  
• Direkte Konvertierung von WORD-Dateien:
  Mit Hilfe des Acrobat Writers können Sie WORD-Dateien direkt ohne den Zwischenschritt über die Erstellung einer PostScript-Datei erzeugen. Die direkte Konvertierung unterliegt jedoch einigen Einschränkungen und führt nicht immer zu optimalen Resultaten.

Konvertierung von TeX/LaTeX-Dateien in PDF

• Direkte Konvertierung von TeX/LaTeX-Dateien:
  Mit dem Softwaretool pdftex können Sie direkt Dateien im PDF-Format erstellen. Hinweise dazu finden Sie auf der Webseite der Tex Users Group (Handbuch und Software).
  
• Konvertierung von TeX/LaTeX -Dateien über die Zwischenstufe PostScript:
  Ausgehend von der Erstellung der DVI-Files kann mit Hilfe von DVIPS eine PostScript-Datei erzeugt werden. Diese PostScript-Datei kann im nächsten Schritt mit Hilfe des Acrobat Distillers, Ghostview oder frei zugänglichen Konvertierungsdiensten ins PDF-Format umgewandelt werden.
  Hinweis: Die PostScript-Dateien enthalten oftmals noch nicht-skalierbare Type-3-Fonts, die zu schlechten Resultaten bei der Bildschirmausgabe führen, obwohl die Druckausgabe meist einwandfrei ist. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie skalierbare PostScript-Type 1-Fonts benutzen.
  

Konvertierung von TeX/LaTeX-Dateien in PDF

• Direct conversion of TeX/LaTeX files:
  You can create files directly in the PDF format with the software tool pdftex. Information about this can be found on the website of the Tex Users Group (manual and software).
  
• Conversion of TeX/LaTeX files via the intermediate stage of PostScript:
  Beginning with the creation of DVI files, you can create a PostScript file with the help of DVIPS. In a second step, this PostScript file can be converted into PDF format with the help of an Acrobat Distiller, Ghostview or other freely available conversion services.
  Please note: The PostScript files often still contain non-scalable type-3 fonts which lead to poor results in the soft copy, although the hard copy is flawless in most cases. To avoid this problem, you should use scalable PostScript type-1 fonts.